La gestión de gastos en las empresas es una práctica que involucra el análisis de la forma en que una compañía distribuye sus recursos económicos para adquirir insumos, comprar tecnología; cumplir con sus compromisos de nómina y fiscales, además del pago a sus proveedores
Jonathan Porta
Regional VP Sales para LATAM de Coupa
En medio de las presiones inflacionarias que se viven a escala global, las cuales repercuten en las cadenas de suministro, además de la nueva alza de 75 puntos base a la tasa de referencia de la FED de Estados Unidos (para dejarla en un rango de 2.25 y 2.50%), las empresas buscan reubicar sus centros de manufactura en nuevos sitios que les ofrezcan ventajas competitivas para desarrollar sus actividades.
Con estos datos, más las repercusiones por la escasez de materias primas, así como de mano de obra; aunado a los cuellos de botella en el transporte y la incertidumbre que genera el aumento en los nuevos casos de Covid-19 y sus variantes, es muy probable que se mantengan las afectaciones a las supply chains en los próximos meses.
Desde nuestra experiencia, podemos anticipar que, ante esta situación, las tareas globales de logística y las cadenas de suministro deben estar atentas a las nuevas condiciones del mercado; a fin de adecuarse a los cambios y generar resiliencia. Por ello, resulta también fundamental que manejen, de forma eficiente, sus recursos financieros; optimizándolos y sacándoles el mejor provecho para su operación.
En este sentido, la gestión del gasto empresarial es una práctica que involucra el análisis de la forma en que una compañía distribuye sus recursos económicos para adquirir insumos, comprar tecnología; cumplir con sus compromisos de nómina y fiscales, además del pago a sus proveedores. Para realizar esta actividad es muy útil el uso de informes físicos y software especializado que le ayude a encontrar las áreas en las que se puede redefinir el uso del dinero y destinarlo a otro departamento de la empresa.
¿Por qué considerarlo?
Pese a ser un factor fundamental para la operación, paradójicamente, a veces pasa desapercibido dentro de las empresas. Sin embargo, la distribución del presupuesto es la base de todas las decisiones corporativas. Para el caso de las cadenas de suministro ayuda a definir y mejorar, por ejemplo, su eficiencia y a cumplir con los mandatos del consejo en materia medioambiental, social y de gobernanza.
Sobre ello existen tres indicadores de la gestión del gasto. De acuerdo con sus características y alcances, permiten definir de qué forma se optimiza el presupuesto en una compañía:
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- Proveedores principales es el conjunto de suministradores con los que una empresa realiza el 80% de su gasto.
¿Cómo se puede mejorar? Analice la distribución de compras y otras erogaciones en las categorías de alto valor e identifique a los proveedores principales de cada categoría. Además, determine cuáles de los demás proveedores pueden ser descartados causando el mínimo riesgo o alteración para su negocio.
- El indicador de gasto bajo contrato mide el porcentaje de aquél realizado mediante contratos negociados, previamente, para conseguir mejores precios y condiciones.
Este punto se puede mejorar si se establece una estrategia en la que las categorías que más valor aportan a la empresa se aprovisionen estratégicamente con precios y condiciones acordados.
- El gasto estructurado hace referencia al porcentaje de compras y erogaciones realizado a través de catálogos alojados por la empresa y por proveedores (punchouts). Este es un sistema digital con el que se pueden crear catálogos de proveedores con mínimo esfuerzo para su empresa y para el proveedor.
La decisión es suya
Gracias a tecnologías como la nube, el aprendizaje automático y la Inteligencia Artificial (IA); es posible optimizar y gestionar, integralmente, el gasto empresarial teniendo total visibilidad y control.
En definitiva, llevar adecuadamente esta práctica permite aprovechar los recursos económicos de forma más deliberada y estratégica; mejora el rendimiento operativo ahorrando tiempo y esfuerzos, lo que libera recursos que pueden dedicarse a labores estratégicas que aportan más valor; además de que reduce el riesgo, hace hincapié en los aspectos de gobernanza y cumplimiento normativo.
Así, mientras la actividad de las cadenas de suministros se da en momentos de mayor inflación y aumento en las tasas de interés de los créditos, es urgente que las empresas decidan usar buenas prácticas en gestión del gasto empresarial, apoyándose también en tecnología a fin de optimizar y ordenar sus erogaciones. Todo para estar listas y hacer frente al complicado panorama económico de los próximos meses.
