Los eventos virtuales e híbridos son la nueva tendencia en todos los sectores tras el paso de la pandemia de COVID-19
En el marco del Foro de Ventas y Viajes Corporativos 2020 de la Mexico Business Travel Association (MBTA), celebrado este 7 y 8 de octubre; se abordó el tema sobre producción de eventos híbridos y virtuales, en una ponencia llevada por Guadalupe Villaseñor, gerente general de Procesa, empresa organizadora de eventos e incentivos.
Al igual que un evento presencial, los eventos virtuales también tienen una metodología para su realización; con el fin de asegurar el éxito y poder replicarlo más adelante. De acuerdo con la gerente general de Procesa, un evento virtual se puede organizar de distintas maneras; sin embargo, durante su charla, compartió un proceso que consta de las siguientes etapas:
Investigación
De inicio se debe realizar una investigación del público al cual estará dirigido el evento; considerando aspectos como la edad de los participantes o la industria a la que pertenecen. Esta audiencia se selecciona en función a los objetivos planteados por los organizadores del encuentro.
Teniendo en cuenta eso, se debe investigar sobre la plataforma digital a emplear. Hoy existen alrededor de 94 plataformas para realizar eventos virtuales, las cuales distan unas de otras en cuanto a funcionalidad y alcance. De acuerdo a la audiencia seleccionada, se elige a la plataforma, y se recomienda que se una multifuncional, que integre redes sociales, encuestas; registro, herramientas de medición, compatibilidad; y sobre todo una gran confiabilidad, saber que es una plataforma robusta que difícilmente fallar.
El Internet debe ser de una velocidad mayor a los 50 Kbps.
Diseño
Una vez que se tiene el software para hacer el evento, sigue la parte del diseño. Esta etapa consiste en delinear todo el concepto general del evento, lo cual abarca desde el diseño de la apariencia (renders) hasta el balance de los contenidos. Uno de los retos primordiales de este tipo de reuniones es el de mantener a la audiencia cautiva durante cierto tiempo.
Por ende, la oferta de contenido debe ser diferente; con la introducción de actividades no convencionales y hasta lúdicas si es necesario. En esta etapa también se introducen los elementos de tecnológicos en comunicación y marketing para difundir los contenidos; al igual que la promoción del evento vía redes sociales o emailings.
Planeación
Teniendo listo el diseño del evento, con todos los espacios virtuales y de tiempo previamente ocupados (registro, programa, información precargada, etc) lo siguiente es contactar a las personas y empresas que nutrirán de contenido. Los ponentes, expositores, los posibles patrocinadores, todos ellos se irán acomodando a los espacios y al cronograma ya diseñado.
Coordinación
El equipo de colaboradores para llevar a cabo el encuentro virtual debe estar ya definido a estas instancias. Existen empresas que ofrecen servicios profesionales para la organización de eventos virtuales, lo cual es una muy buena opción si apenas se está incursionando en ello.
Contar con la gente capacitada para la operación del evento es fundamental. Los colaboradores “detrás de cámaras” sabrán qué hacer si llega a darse alguna eventualidad. La atención que se brinde a la audiencia y a los ponentes debe ser impecable; está por demás comentarlo.
También es importante tener un backup de información de toda índole, por si llegara a acontecer algún problema en la difusión del contenido.
Evaluación
Muchas plataformas ya entregan varios formatos para el estudio de resultados. Estadísticas en asistencia, tiempo de permanencia, número de interacciones; con bases de datos muy bastas que podrán dilucidar el nivel de engagement logrado.
Algo que también es importante al momento de realizar eventos virtuales o híbridos, es desarrollar una “guía para el usuario”. Esto es una breve explicación para la audiencia sobre el cómo funcionará la plataforma, para que no se pierdan durante la transmisión del mismo; especificarles los requisitos de conectividad mínimos para lograr la mejor experiencia.
Finalmente, Guadalupe Villaseñor señaló varios beneficios de los eventos virtuales, como la comodidad de la audiencia, que puede sintonizar desde el hogar; la permanencia del contenido on-line por un amplio periodo, para ser consultado en cualquier momento; y la inmediatez de la obtención de las estadísticas, para evaluar resultados y posibles retornos de inversión.
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