Las organizaciones pueden fallar en el cumplimiento de sus obligaciones fiscales al tener su información financiera desactualizada, dispersa y sin controles
Felipe Pardo
Head of Finance de Simetrik
En el día a día de las empresas hay momentos que suelen generar estrés al área financiera y, sin lugar a dudas, uno de ellos es cuando hay una auditoría contable o de cumpliento y el otro, al momento de preparar un reporte a inversionistas. En cualquiera de los dos casos, contar con la información sin problemas de integralidad y en tiempo real de sus registros financieros es esencial para realizar estas actividades.
La experiencia nos dice que las organizaciones fallan en el cumplimiento de estos requerimientos por tener su información financiera desactualizada, dispersa y sin controles que garanticen su integridad. Lo más común es que las empresas se equivoquen al no centralizar sus datos, ya que se vuelve muy complejo controlarlos y saber que están correctamente clasificados y analizados, complicando así el trabajo de sus ejecutivos durante una auditoría o al momento de presentar reportes.
¿Cómo pueden las empresas mejorar esta situación? Actualmente es importante que las empresas, independientemente de su tamaño o el sector al que pertenezcan, cuenten con soluciones tecnológicas que les permita hiper-automatizar el flujo, la clasificación, el control y la conciliación de su información financiera, dar seguimiento a la información de sus operaciones para visibilizar y analizar la información y realizar la correcta contabilización de los resultados en su ERP.
Es importante resaltar que este proceso de conciliación y control se debería hacer de forma automatizada para realmente asegurar que sea eficiente, es decir, que se tengan en cuenta los tiempos para reportar pero a la vez garantizar la integridad de los datos, evitando errores manuales que derivan en multas y daños de reputación graves para la compañía.
Estas ventajas las podemos encontrar en softwares especializados que utilicen Big Data para automatizar procesos financieros complejos, proporcionando información en tiempo real.
A continuación, enumeramos las características con las que debe contar un software para ayudar a las empresas a cumplir sus obligaciones fiscales y contables:
- Flexible y adaptable a las necesidades particulares de la empresa, una herramienta robusta pero a la vez fácil de usar que permita que el mismo equipo de FinOps y/o contabilidad lo pueda personalizar a las reglas de negocio y , crear una sola fuente de la verdad centralizada. Por ejemplo, los bancos tienen diferentes áreas con distintos softwares, teniendo que conciliar cada operación con el ERP que centraliza la información. Aquí, cambiar las reglas de conciliación o adaptar nuevas fuentes de información debe ser autogestionable y fácil para el usuario.
- Poder manejar volúmenes significativos de datos y de diferentes tipos de datos. Esto, no solo reduciría el tiempo de reportes debido a que la información está almacenada y organizada en un solo lugar, lo cual permite a los usuarios obtener diferentes tipos de reportes de manera automática, sino además, puede resultar en una mayor eficiencia para los administradores al tener todo controlado en una herramienta, ayudando a la eliminación de errores y bajar los costos y riesgos operativos.
- Simplifica y optimiza los procesos de auditoría, con ello los encargados pueden revisar los datos financieros de manera más fácil y transparente para garantizar que sean precisos y completos. Con lo cual este tipo de verificaciones contables se pueden aprobar de manera rápida y confiable.
- Gestiona de forma segura y eficiente las operaciones financieras, de esta forma se reduce el riesgo de errores y fraudes mediante capacidades avanzadas de automatización, así como funciones de alerta que identifican inconsistencias como transacciones duplicadas, con lo cual el equipo financiero puede analizar y corregir este tipo de situaciones. Para garantizar la integridad de los datos y el cumplimiento de un adecuado gobierno corporativo, en el software de Simetrik se pueden determinar roles y permisos diferenciados para cada usuario.
- Garantiza la seguridad con las certificaciones SOC (Service Organization Controls), en el caso de Simetrik, los usuarios tienen la certeza de que su información es gestionada a través de un proveedor confiable que dispone de un sistema robusto de controles efectivos al interior de su organización.
Los softwares de automatización de conciliación financiera ayudan a tomar el control de las operaciones financieras y reducir los niveles de manualidad, lo que da como resultado una mejor visibilidad, mayor productividad además de aumentar la confianza en los datos financieros.
La solución de Simetrik está diseñada para manejar grandes volúmenes de datos, garantizando el control de riesgos operativos y de cumplimiento, contando con altos estándares de seguridad, preservando la confiabilidad, transparencia y disponibilidad de la información, por lo que se convierte en una herramienta fundamental para los equipos de contabilidad y finanzas. Adicionalmente, al tratarse de una herramienta no code/low code, permite que su implementación y su manejo en las empresas sea más sencilla.
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