Escrito por: EH 360°, Opinión

¿Cómo realizar reuniones eficientes?

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Hoy en dia, en muchas empresas existe la “reunionitis”, un término que hace referencia a la “enfermedad” de estar constantemente en reuniones improductivas; lo que hace que te atrases en atender tus pendientes y salgas mas tarde del trabajo

Gerardo Tenahua

CFE

Hoy en dia, en muchas empresas existe la “reunionitis”, un término que hace referencia a la “enfermedad” de estar constantemente en reuniones improductivas lo que hace que te atrases en atender tus pendientes y salgas mas tarde del trabajo; más estresado y en consecuencia hasta los fines de semana tengas que atender cosas y tu vida personal se vea mermada.

Por lo que debes saber que cuando organizas una reunión que no está bien preparada, existe el riesgo de que no sea nada más que una perdida más de tiempo para todos los participantes, así como pérdida económica para la empresa u organización ya que recuerda que es tiempo que no se aprovecha dentro de las horas laborales. Por ello, cuanto mejor la organices, mejor transcurrirá la reunión.

El objetivo de cualquier reunión debe ser conseguir un resultado concreto, tangible y medible, solucionar un problema o encontrar las mejores propuestas para la mejora continua por ello el líder debe transmitir motivación y estar convencido de sus ideas. Para lograrlo es muy importante preparar bien los siguientes puntos:

  1. ¿Evaluar si es necesaria una reunión? presencial o puede ser en alguna plataforma

Una vez que haya quedado claro que la reunión es necesaria, hay que formular cada uno de los puntos de los objetivos y prioridades e invitar a los involucrados en el problema a solucionar.

  1. Decidir quiénes deben participar en la reunión.

Solo se debe invitar a aquellas personas que puedan realizar una aportación bastante importante al tema. Así también, hay que asegurarse de que el grupo de personas sea el adecuado. Los más expertos en el tema confirma cuantos y quienes deben de ser número ideal de participantes oscila entre 4 a 10 personas, ya que, si el número es mayor, existe el riesgo de que la reunión se descontrole o se distraigan. Si, por algún motivo fuera necesario, que la reunión incluya a más gente, una buena estrategia es designar a un moderador. Es importante agendar la reunión con suficiente tiempo y asegurarse vía telefónica, correo electrónico que todas las personas citadas confirmen su asistencia y no invitar a gente innecesaria.

  1. Realizar la lista de objetivos y prioridades.

Los puntos que tratar en el orden del dia deben ser claros y concisos, asignar una cantidad de tiempo a cada punto, así como un responsable y cuidar de no desviarse a otro tema, enviar los puntos a tratarse en la agenda a los participantes para que puedan hacerse de la información necesaria esto ayudara a que la reunión sea productiva.

  1. Preparar la cede, así como las herramientas

Hay que elegir la cede correcta, organizar que se cuente con herramientas necesarias a ocuparse por ejemplo una línea de teléfono, internet, pantalla, proyector o pizarrón, así como artículos de papelería y un área de coffe break si es necesario.

  1. La impuntualidad es el ladrón del tiempo.

Es importante agendes tus reuniones y dejes un tiempo necesario para llegar puntual a la otra reunión, calcula tiempos de traslado, comida etc.

Por lo tanto, asegúrate de comenzar la reunión en hora programada. Y de terminarla a la hora prevista, o mejor aún antes. Incluir esta regla suele tener dos efectos positivos a largo plazo.

  • Los asistentes se acostumbran a ser puntuales
  • Mantienen la atencion en los puntos agenda y el resultado es mucho mejor.
  1. Reglas y objetos que no deben estar en la reunión

En todas las reuniones debe haber reglas que permitan mantener un orden y ayuden a estar enfocado en el tema y terminar en el tiempo programado.

  • Escuchar con mucha atencion y pregunta ordenadamente
  • Dirigirse con respecto sin ego
  • Si tienes la necesidad de salir hazlo de manera ordenada
  • No usar el celular, mantenerlo en modo vibrador y en caso muy necesario toma la llamada fuera de la reunión sin demorarte
  • No tener la lap top abierta si no es necesario usarla
  1. Elaboración del acta o minuta

Es importante que el organizador cierre la reunión eficaz con lo siguiente:

  • Enviar el acta o minuta de acuerdos y acciones a emprender relevantes a todos los asistentes.
  • Realizar el seguimiento de las acciones en las fechas indicadas

Por último, quiero compartirte que si la reunión es por una plataforma cuida también los tiempos conéctate unos 15 minutos para resolver cualquier inconveniente y hacer pruebas de audio y video.

Administrar tu tiempo mejora tu calidad de vida

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